Ve firmě se dá ztrácet čas dvěma způsoby. Buď práci opravdu děláte, nebo ji pořád dokola hledáte.

Kde je faktura, která je po splatnosti? Které nabídky čekají na reakci? Co jsme řešili minulý měsíc? Které úkoly má na stole konkrétní člověk? Kteří zákazníci mají otevřené požadavky a zároveň spadají do určitého segmentu?

Tohle nejsou exotické dotazy. To je běžný den ve firmě, která má obchod, projekty, faktury, požadavky, lidi a termíny. A právě tady začíná dávat smysl pokročilé filtrování v Lamaelu.

Ne jako "další funkce v systému". Spíš jako způsob, jak se v datech přestat hrabat ručně.

Filtr není jen vyhledávací políčko

Jednoduché vyhledávání je dobré, když víte přesně, co hledáte. Zadáte název firmy, číslo faktury nebo část textu a systém něco najde.

Jenže ve skutečné práci často nehledáte jeden konkrétní záznam. Hledáte skupinu záznamů, které splňují určité podmínky.

Například:

• všechny neuhrazené faktury za letošní rok
• obchody v určitém stavu a nad určitou hodnotu
• úkoly, které má řešit konkrétní člověk a mají termín tento týden
• kontakty z určitého města, které mají vybraný štítek
• požadavky, které nejsou zrušené a zároveň mají splněné další podmínky

Tohle už není fulltext. To je práce s firemními daty.

Pokročilý filtr v Lamaelu je postavený právě na tomhle principu: vyberete pole, zvolíte podmínku, zadáte hodnotu a necháte systém zobrazit přesně tu část agendy, která vás teď zajímá.

Více podmínek najednou

Filtr se skládá z jednotlivých řádků. Každý řádek říká jednu věc:

pole, podmínka, hodnota.

Například:

• K úhradě od je 1
• Splatnost je letos
• Stav neobsahuje Zrušeno

Takový filtr už říká poměrně přesně, co chcete vidět. Ne všechny doklady. Ne všechny rozpracované věci. Jen ty, které odpovídají konkrétní situaci.

Další podmínku přidáte tlačítkem Přidat filtr. Řádek, který už nepotřebujete, odstraníte křížkem. Pokud chcete začít znovu, filtr smažete celý.

To je důležité hlavně v agendách, kde se časem nasbírají stovky nebo tisíce záznamů. Ruční procházení tabulky je tam jen převlečený chaos.

Datum nemusíte zadávat jako stroj

Největší rozdíl proti běžným filtrům je v Lamaelu u práce s datem.

Klasicky můžete zadat datum od a do. Například leden 2023 vymezíte jako období od 1.1.2023 do 31.1.2023. To je přesné a pořád užitečné.

Jenže většina lidí v hlavě nepřemýšlí jako databáze. Nepřemýšlíme ve formátu od-do. Říkáme:

• dnes
• včera
• minulý týden
• tento měsíc
• příští měsíc
• leden
• duben 2023
• kvartál
• rok
• 2021

Proto Lamael umí chytré zadání data běžnou řečí. U datumového pole, například u termínu nebo splatnosti, můžete zadat výraz tak, jak ho běžně používáte. Nezáleží na velikosti písmen ani na diakritice. Můžete psát česky i anglicky.

To je malá věc, která v praxi dělá velký rozdíl. Filtr nastavíte rychleji, nemusíte přemýšlet nad přesným rozsahem a nemusíte kvůli každému dotazu sahat po kalendáři.

Relativní období jsou praktičtější než pevná data

Uložený filtr má největší hodnotu ve chvíli, kdy není navázaný na jeden pevný den.

Když si uložíte filtr "faktury po splatnosti k 31. 5. 2026", bude za měsíc zastaralý. Když si ale uložíte filtr typu "déle než 14 dnů po splatnosti", můžete ho používat pořád.

Lamael proto podporuje výrazy jako:

• poslední týden
• poslední měsíc
• minulý rok
• tento měsíc
• další 2 týdny
• od dnes
• do včera
• od ledna
• před lednem

Pro běžné řízení firmy je to mnohem přirozenější. Majitele nebo manažera obvykle nezajímá jednorázový historický výpis. Zajímá ho pracovní pohled, ke kterému se vrací znovu a znovu.

Například:

• co je aktuálně po termínu
• co přibylo za poslední týden
• co má splatnost letos
• co se bude řešit příští měsíc
• co se dlouho nehýbe

To jsou přesně filtry, které mají být dostupné na jeden klik.

Uložené filtry: z dobrého dotazu se stane pracovní návyk

Když si filtr jednou připravíte, můžete ho uložit a pojmenovat.

Tohle je podle nás klíčová část celé funkce. Dobrý filtr totiž není jednorázová hračka. Je to pracovní pohled na agendu.

Typické uložené filtry mohou být třeba:

• nezaplacené faktury letos
• doklady déle než 14 dnů po splatnosti
• nabídky čekající na reakci
• úkoly na tento týden
• požadavky bez vyřešení
• zákazníci k oslovení
• zakázky v konkrétním stavu

Uložený filtr se v Lamaelu zobrazí v seznamu jako štítek. Kliknutím ho načtete a rovnou aplikujete. Když už nedává smysl, smažete ho.

Výhoda je jednoduchá: nemusíte znovu přemýšlet, jak jste si daný pohled minule nastavili. Jednou ho připravíte správně a pak ho používáte.

Stejné podmínky se umí chovat chytře

Při kombinaci různých podmínek se hledají záznamy, které splňují všechno najednou. Například město je Praha a jméno je Martin.

To je očekávané chování.

Zajímavější je situace, kdy zadáte stejnou podmínku vícekrát. Například město je Praha a město je Brno. V takovém případě nedává smysl chtít, aby jeden záznam byl zároveň Praha i Brno. Lamael proto takové podmínky bere jako alternativy a najde záznamy, které splňují alespoň jednu z nich.

Prakticky to znamená, že filtr můžete stavět přirozeněji. Nemusíte řešit logiku databáze. Říkáte systému, jaký pracovní pohled chcete získat.

Proč na tom záleží

Ve firmách se často mluví o tom, že "data máme". To ale samo o sobě nic neznamená.

Hodnotu mají až ve chvíli, kdy se z nich dá rychle udělat rozhodnutí.

Pokud musíte pokaždé ručně přepočítávat tabulky, přepínat agendy, hledat v e-mailech nebo se ptát kolegů, systém vám moc nepomáhá. Jen v něm leží informace.

Dobrý filtr umí z velké agendy udělat konkrétní pracovní seznam. A právě ten je pro řízení firmy důležitější než samotná databáze.

V Lamaelu proto bereme filtrování jako jednu ze základních schopností systému. Ne jako okrajovou funkci pro technické uživatele. Pokud má CRM a ERP opravdu pomáhat majiteli, obchodníkovi, projektovému manažerovi nebo účetní, musí jim rychle ukázat to podstatné.

Ne všechno. To podstatné.

Kde začít

Pokud pokročilé filtry v Lamaelu zatím nepoužíváte, nezačínejte složitě.

Vyberte si jednu agendu, kde se nejčastěji ztrácíte. Faktury, úkoly, obchody, kontakty nebo požadavky.

Pak si vytvořte první dva až tři pracovní pohledy:

• co je po termínu
• co se má řešit tento týden
• co čeká na reakci
• co patří konkrétnímu člověku
• co je důležité a zároveň nevyřízené

Jakmile tyto filtry uložíte, začnou fungovat jako zkratky v každodenní práci. A přesně o to jde.

Systém nemá být místo, kam data jen ukládáte. Má být místo, odkud se dá řídit práce.