Řídíte svůj malý nebo velký tým a lámete si hlavu, jak nejlépe zorganizovat delegování úkolů? Nebo si hlavu nelámete a rozesíláte na všechny strany e-maily podle toho, co vás zrovna napadne a který úkol se vám přimotá pod ruku? Nepouštějte věci spojené s plánováním úkolů z hlavy! Bez pořádných pravidel možná ustojíte dva tři úkoly delegované lidem na židli vedle té vaší, pokud toho ale máte k řešení více, nemůžete odpovídat na nové a nové otázky svým kolegům nebo víte, že čas jsou peníze, je potřeba se zastavit a investovat několik svých myšlenek na vylepšení vaší efektivity.
Jak na delegování a co je skutečným cílem a výsledkem dobře nastavené správy úkoly?
- Zabraňte situaci, kdy se při delegování část úkolu ztrácí.
- Dosáhněte skutečného cíle úkolu, místo toho, aby byl slepě plněn nějaký příkaz.
- Poraďte si s úkoly napříč kanceláří i home office a splňte všechny termíny.
- Neztrácejte zbytečně mnoho času na procesní záležitosti.
Snad vůbec nejpoužívanější sadu tipů, jak na správné plánování a delegování úkolu, představuje SMART. Jde v podstatě o mnemotechnickou pomůckou pro pět zásad, které byste nikdy neměli opomenout.
Plánování úkolů s pomocí metody SMART
Metodu SMART vymyslel George Doran v roce 1981. Díky své jednoduchosti si vydobyla neotřesitelné místo ve strategiích managementu napříč mnoha obory.
Každé písmeno skrývá poučku, která zvýší efektivitu delegování úkolů.
S – Specific (specifický): Specifické a jasné úkoly snižují možnost nedorozumění, při kterém se zbytečně pálí čas a peníze.
M – Measurable (měřitelný): Úspěšnost zvoleného řešení úkolu by měla být změřitelná v přesných číslech. Může jít o kliknutí na článek, dopad marketingu na dosah nebo i počet výrobků vyrobených v dílně.
A – Accepted (akceptovaný): Správný plánovač úkolů v rámci své služby představuje seznam nebo tlačítko pro akceptaci zadané práce. Je klíčové, aby kolega věděl, že práci musí potvrdit a následně závazně splnit. Díky tomu si na ní opravdu najde čas v co nejbližší době.
R – Realistic (reálný): Cíl musí být dosažitelný. Zadané termíny musí alespoň hrubě odpovídat době, kterou si kvalitně odvedená práce vyžádá. Zaměstnanec potřebuje přirozené také nutné znalosti pro kvalitní zpracování zadaného úkolu.
T – Timed (s pevným termínem): Každý alespoň jednou za život vstoupil do cyklu prokrastinace a odkládání nutné práce. Pevné termíny donutí ke komplexní organizaci času tak, aby byla práce včas a řádně odvedena. Každá lhůta má odpovídat složitosti zadané práce, aby bylo lidsky možné dosáhnout uspokojivého výsledku.
Plánovače úkolu pohlídají termíny
SMART je základem samotné definice úkolu. Dejte si ale pozor, aby se tahle definice neztratila v éteru, popřípadě v dlouhé e-mailové komunikaci plné postupného rozmělňování původního zadání. Místo toho, aby si každý člen týmu vytvářel vlastní specifikaci úkolu a nosil termíny ve své vlastní hlavě, využijte plánovač úkolů, který vám pomůže informace efektivně sdílet.
Správný plánovač úkolu je systém, který zaštítí správu úkolů po technické stránce. S čím vám pomůže?
S, M – uchová specifické zadání úkolu a měřítka, která tak všichni budou mít po celou dobu řešení úkolu na očích a ke kterým se vždy budete moci vrátit.
A – umožní každému vyjádřit se k zadání úkolu a tím vás provede procesem „akceptace“.
T – pohlídá termín a neustoupí ani o krok.
Vám zbývá především R, tedy musíte pohlídat, že se cíle úkolu nevymykají realitě.
Kromě toho vám plánovač úkolu pomůže s komunikací, prioritizací a dalšími záludnostmi, které vás napříč světem managementu mohou potkat.
Plánování úkolů můžete správně nastavit už dnes
Chcete se do toho pustit rovnou? Vyzkoušejte náš plánovač úkolu Lamael, který jsme stvořili právě proto, aby vám delegování úkolů usnadnil na minimum. Navíc si můžete přečíst článek přímo o tom, jak delegovat úkoly v tomto CRM.
