Koordinátoři projektů jsou hybnou silou a nedílnou součástí projektového týmu organizace. Z hierarchického hlediska pracují pod manažerem a pomáhají mu se zajištěním jednotlivých fází projektů. Co všechno musí v rámci své každodenní agendy zvládat, jak jim usnadní práci projektový nástroj, a především: bez jakých vlastností se neobejdou?
Koordinátor projektu – náplň práce
Abychom si mohli definovat jednotlivé vlastnosti, které by měl koordinátor projektů mít, musíme se podívat na jeho obvyklou náplň práce. Každodenním úkolem koordinátorů je zajistit, že budou projekty splněny včas a v souladu se stanoveným rozpočtem. Očekává se od nich, že zvládnou řídit svěřené projekty, vést tým pracovníků, komunikovat se zákazníky a pravidelně zpracovávat projektovou dokumentaci.
Mějte své projekty plně pod kontrolou
Koordinátoři projektů by měli splňovat jisté předpoklady. Existují ovšem nástroje, které jim jejich každodenní úsilí usnadní a pomohou naplňovat specifické cíle. Řeč je samozřejmě o projektových nástrojích. Ze statistik společnosti Wellingtone (2020) vyplývá, že pouze 23 % světových organizací používá software pro správu projektů. Buďte lepší než vaše konkurence a mějte své projekty, tým i zdroje plně pod kontrolou.
A v čem konkrétně by měl koordinátor vynikat, aby svou každodenní agendu zvládal s úsměvem na tváři?
Bez těchto vlastností se koordinátor projektů neobejde
1. Přirozený vůdce
Koordinátor pracuje na více projektech zároveň, a proto realizaci dílčích částí deleguje na své kolegy. Aby udržel celý tým v chodu, musí mít dokonalý přehled o tom, co mají jednotliví pracovníci na starost.
V Lamaelu nastavíte vykonavatele i termín pro splnění úkolu na jedno kliknutí. Stejně rychle pak získáte i přehled o aktuální fázi.
Tip: Delegujte úkoly přes Lamael a mějte jistotu, že vaše zadání vždy někdo splní.
2. Rozený řečník
Bez komunikačních dovedností by koordinátor asi moc daleko nedošel. Každý den totiž identifikuje požadavky zákazníků a cíle projektů. Poté přechází k definování konkrétních požadavků na plnění, které tlumočí směrem k jednotlivým členům týmu. Sdělení přitom musí být srozumitelné a musí mít jasně definovaný výstup. Koordinátor by měl vždy usilovat o efektivitu.
V této oblasti vám skvěle poslouží interní chat s rychlým fulltextovým vyhledávačem a firemní nástěnka pro rychlé sdílení informací napříč celým týmem.
Tip: Lamael vám pomůže zvládnout interní komunikaci v 5 jednoduchých krocích.
3. Řešitel problémů
Jak úspěch, tak neúspěch projektu spočívá pevně na bedrech koordinátora. Vždy musí být připraven vyřešit nenadálý problém, který by mohl ohrozit celý projekt. Za tímto účelem by vždy měl mít připravený pohotovostní plán B, který bude mít minimální dopad na celý harmonogram a rozpočet. Případné problémy je třeba řešit vždy efektivně a klidně.
4. Perfekcionista
I když v projektovém týmu pracuje hned několik odborníků, kteří se podílejí na plnění každodenní mise, je to právě koordinátor, kdo bude odpovídat za kvalitu finálního výstupu. Bedlivě sleduje každou fázi životního cyklu projektu a usiluje o co nejlepší výsledek.
S orientací na detail souvisí i organizační dovednosti. Právě v tomto bodě je vhodné využít rozšíření projektového nástroje. V Lamaelu jsou k dispozici barevné štítky, kterými si můžete označit projekty podle vykonavatele, zákazníka nebo libovolné priority. Pomocí štítků si uděláte pořádek ve svých souborech a dokonalý přehled v kontaktech.
5. Profesionální plánovač
Každý koordinátor by měl perfektně organizovat svůj čas a inspirovat tím i ostatní členy týmu. Pro jednotlivé projekty totiž tvoříte časový rámec a podrobný plán aktivit. Zvládnutí time-managementu je tak základním předpokladem pro nalezení souladu mezi pracovními aktivitami a vymezenou pracovní dobou.
V Lamaelu můžete pro jednotlivé úkoly stanovit časovou dotaci, a to nejen pro sebe, ale i pro své kolegy, na které část svých aktivit delegujete. Díky tomu si zvládnete jednoduše naplánovat celý harmonogram a návaznost prací.
Vedle toho máte na povel i tvorbu rozpočtu, a proto se očekává, že budete vědět, jak efektivně alokovat zdroje, abyste definovaných cílů dosáhli co nejdříve a nepřekročili přitom stanovený rozpočet. Věděli jste, že až 35 % projektových manažerů používá za tímto účelem excelovské tabulky? Buďte při své práci pokrokoví a plánujte si svou agendu v Lamaelu. Veškeré výstupy tak dostanete na pár kliknutí.
