Projektový management nemusí být noční můrou, která vás straší i uprostřed dne. Jistě, jedná se o velmi komplexní a důležitý proces, který vyžaduje vaši plnou pozornost, ten ale nemusí být tak náročný, jak se na první pohled zdá. Ať už jste velká, střední nebo malá firma, máme pro vás několik tipů, které vám usnadní projektové řízení a ušetří váš drahocenný čas.

1. Soustřeďte se na celkový obraz

Pokud řídíte obzvláště komplikovaný projekt, můžete mít tendenci ztratit se v detailech. Ano, každá součást celku je důležitá a na detailech mnohdy záleží. Důležité ale je nezapomínat při plánování na celkovou vizi projektu. Pokud při plánování všech jednotlivých kroků budete mít stále na zřeteli výsledek, kterého chcete dosáhnout, bude se vám plánovat o dost snáz.  

Je to jako když skládáte puzzle. Bez vědomí toho, jaký obraz se pokoušíte složit, budete se správným skládáním dílků zápasit mnohonásobně delší dobu. Ale celkový obraz vám napoví, o co se vlastně snažíte a jakou strategii byste měli zvolit. Zda začít skládáním okrajů, pak se pustit do oblohy, a nakonec zkompletovat horskou krajinu. Při projektovém řízení tedy stále mějte před očima svůj cíl.

2. Všichni musí vědět proč

Pokud vám a vašemu týmu není jasné, jaké „proč“ se za vaším projektem skrývá, dost možná narazíte na komplikace. Proto si, jako projektový manager, dejte pozor, zda všichni, kdo na projektu pracují, chápou, proč je nutné provádět právě takové a makové kroky k jeho splnění. 

Přidělujte tedy dílčí úkoly s jasně definovanými cíli, aby nedocházelo k nejasnostem. Pokud nařídíte zaměstnanci, aby kupříkladu natočil video na firemní YouTube, ale neřeknete mu, že jeho cílem je přilákat nové potenciální uchazeče o zaměstnání, nikoliv zvýšit prodeje vámi nabízeného produktu, patrně nebudete s výsledkem spokojeni a celá vynaložená práce přijde vniveč. 

Mimo to, pokud zaměstnancům jasně vysvětlíte, proč na něčem pracují, bude pro ně práce na projektu snazší nejen prakticky, ale i psychicky. Pokud budou chápat, jaký je jejich přínos pro úspěšné dokončení projektu, nebude jim práce připadat nesmyslná. 

Tip: Podívejte se, jak efektivně řídit remote firmu.

3. Mějte jasný plán

Tento bod částečně navazuje na první zmíněný tip. A sice, že je důležité mít jasně definovanou strategii pro splnění projektu. V rámci projektového řízení rozdělte projekt do menších celků a jasně definujte, jaké konkrétní úkoly jsou potřeba pro jeho splnění. Úkoly a podúkoly by na sebe měly logicky navazovat. Je proto dobré si je vizualizovat – například pomocí ganttova diagramu. 

Tip: Ganttův diagram vám pomůže při řízení projektů. Graficky zobrazí veškeré úkoly spojené s projektem v naplánované posloupnosti na časové ose. Máte tak jasný přehled o tom, v jakém pořadí musí být jednotlivé úkoly splněné.  

Tyto úkoly přiřaďte jednotlivým řešitelům, kteří za ně budou zodpovídat. Dejte jim přitom co nejpřesnější instrukce a nezapomeňte je seznámit s „proč“. Sdělte jim, kde najdou všechny potřebné podklady a na koho se mohou obracet s případnými dotazy. Také určete deadliny, ve kterých mají výsledky odevzdávat a zda (případně jak často) vás mají informovat o svém dosavadním postupu.   

4. Držte se toho, co funguje

Pokud se vám nějaký postup nebo metody projektového řízení osvědčily, držte se jich. Nač znovu objevovat Ameriku, když už všichni víme, kde je a co se tam nachází. Jakmile zjistíte, co vám i vašemu týmu vyhovuje, aplikujte to i na další projekty. Pokud pro nový projekt nelze použít celý osvědčený postup, použijte alespoň některé jeho části.  

Tip: Přečtěte si, jaké aplikace vám usnadní podnikání. 

5. Využijte software pro řízení projektů

Nepřináší podle vás předchozí rady takové zjednodušení, jaké jste si představovali? Tak v tom případě se vám bude líbit tato. Pro projektový management je totiž dnes k dispozici mnoho nástrojů a softwarových řešení. Díky těmto nástrojům bude pro vás řízení projektů opravdu výrazně jednodušší. Budete mít zcela jasný přehled o všech projektech a dílčích úkolech, které zaměstnanci plní. Jak jsou v práci daleko, zda nejsou přetížení a jestli vše stíhají v termínu. Také můžete mít pomocí těchto nástrojů projektového řízení všechny informace pohromadě.  

Už žádné dohledávání instrukcí v e-mailech. Ke konkrétnímu projektu můžete nahrát zadání, všechny potřebné materiály, a dokonce pokládat a zodpovídat případné dotazy na jednom místě. Používání štítků, které tyto nástroje obsahují, vám umožní snadnou orientaci v tom, které úkoly jsou splněné, na kterých se pracuje a které teprve čekají na vyřešení. 

Takovým softwarem je i Lamael. Obsahuje všechny potřebné nástroje pro projektový management. Podívejte se, jaké to jsou a jak vám usnadní práci.