Nabízí vaše firma možnost práce na dálku a vy přemýšlíte, jak takový tým efektivně vést? Nevíte, jak kontrolovat, že zaměstnanci netráví pracovní dobu hraním na počítači? Jak s remote pracovníky efektivně komunikovat a zadávat jim úkoly? Nebojte se, máme pro vás několik osvědčených tipů!

Než se pustíme do jejich výčtu, je důležité podotknout, že samozřejmě záleží na tom, zda je vaše společnost 100% remote, nebo funguje v hybridním režimu, kde zaměstnanci část týdne pracují v kanceláři a část z domova. Hybridní režim se stal velmi populární především v souvislosti s pandemií, kdy situace jiné řešení nenabízela. Mnoho firem ale díky tomu zjistilo, že jim práce na dálku vlastně vyhovuje více. Mohou totiž zaměstnávat odborníky, kteří jsou rozmístění po celé republice (nebo i mimo ni). Řídit zaměstnance na dálku s sebou samozřejmě nese jistá úskalí. Poradíme vám, jak vést lidi na home office stejně efektivně jako v kanceláři.

1. Hlídejte, že zaměstnanci pracují

Je mnoho řešení, jak remote zaměstnance řídit a monitorovat jejich výkony. Někteří manažeři svým týmům zcela důvěřují a nijak jejich práci nekontrolují, respektive je zajímají až hotové výstupy, zatímco jiní používají např. sledovací software, kterým hlídají, že jejich zaměstnanci pilně pracují.  

Každá situace a každá firma vyžaduje různé přístupy. Nejčastěji se při práci na dálku však setkáme s vykazováním času, které je snadné, přehledné a efektivní. Zaměstnanci vykazují, kolik času strávili nad jednotlivými úkoly. Případně mají jasně danou časovou dotaci, za kterou mají úkol splnit. V tomto případě jsou skvělým nástrojem, který vám proces vykazování času usnadní, softwary, které nabízejí automatické vykazování času.

2. Definujte pracovní postupy

Jasně stanovte, co mají zaměstnanci očekávat. Jaké jsou jejich povinnosti, jaké postupy mají dodržovat, jak mají vypadat hotové výstupy apod. To se příliš neliší od práce v běžném týmu, ale pro home office práci je to ještě důležitější. Jasná metodika vykazování času, odevzdávání výstupů a komunikace s kolegy a nadřízenými je zásadní. Nechcete přece, aby vám zaměstnanci odevzdávali práci, která neodpovídá vašim představám, a ještě po termínu. 

Vždy tedy jasně určete: 

• Mají se vám zaměstnanci pravidelně hlásit? 
• Posílají report o odvedené práci? A jak často? Každý den, jednou za týden? 
• Vykazují si čas? Jak? V jaké aplikaci? Kam ho zadávají? Kdo ho kontroluje? 
• Na koho se mohou obrátit s dotazy? 
• A další procesní postupy. 

Důležité je tyto postupy nejen definovat, ale také lidem objasnit, proč je důležité je dodržovat. Když zaměstnanci chápou, proč dané úkoly provádějí, budou je plnit dle očekávání. 

Tip: Podívejte se na 5 pravidel, jak řídit firmu a uspět.

3. Najímejte pro home office práci ty správné lidi

Pokud sháníte zaměstnance, o kterém dopředu víte, že bude pracovat remote, upřednostňujte u něj jiné hodnoty. Práce na dálku totiž vyžaduje skvělou organizaci času, schopnost dodržovat jasné postupy, dobře chápat písemná zadání, také talent pro vyhledávání a práci s informacemi a telekomunikačními technologiemi. Tyto dovednosti byste možná u kancelářských pracovníků tolik neřešili, ale u těch remote jsou velmi důležité. 

Tip: Přečtěte si, jak na efektivní home office ve 4 krocích.

4. Komunikujte

K tomu, jak úspěšně řídit firmu a jak vést tým, komunikace zcela neodmyslitelně patří. Nepodceňujte ji proto ani v případě remote pracovníků. Když pracujete se zaměstnanci v jedné budově nebo dokonce jedné kanceláři, je snadné s nimi projednat všechny nápady a připomínky. Zkrátka na ně přijde řeč, klidně i u oběda. 

U práce na dálku je důležité takový kontakt nahrazovat. Doporučujeme využívat online komunikační kanály a aplikace, přes které budete se zaměstnanci na home office udržovat kontakt. Nebojte se ani small talků. Remote pracovníci se mohou cítit izolovaní a osamělí – pokud s nimi prohodíte každý den pár vlídných slov, bude se jim pracovat lépe. Zvýšíte tím šanci, že ve vaší firmě zůstanou a neodejdou po pár měsících někam jinam. 

Tip: Podívejte se, jak si hravě poradit s interní komunikací.

5. Používejte online nástroje

Nejefektivnějším způsobem, jak řídit firmu (nebo i tým) s remote zaměstnanci, jsou aplikace pro project management. V Lamaelu máte jasný přehled o tom, na kterých projektech týmy pracují, z jakých podúkolů se skládají a kdo je za ně zodpovědný, kdy jsou termíny odevzdání, jaké je zadání projektů a kde jsou hotové výstupy. 

Zaměstnanci můžou snadno vykazovat práci přímo u jednotlivých úkolů. Tam také najdou všechny potřebné informace k jejich správnému splnění. Nechybí zde ani online nástěnka a funkce pro účetnictví nebo interní komunikaci.  

Pokud o pořízení podobného nástroje pro řízení projektů uvažujete, vyzkoušejte Lamael na 14 dní zdarma a zjistěte, zda vyhovuje vašim potřebám.