Týmová komunikace představuje obrovskou výzvu v jakémkoliv druhu podnikání. Pandemická situace této oblasti navíc uštědřila další tvrdou ránu. Zaměstnanci, kteří byli ještě donedávna zvyklí probírat veškeré důležité a organizační informace v kuchyňce nad ranní kávou, byli vlivem home office poměrně neúprosně přinuceni přejít na komunikaci přes internet.
Komunikační nástroje na internetu sice nesou obrovské výhody, zároveň je však v mnohých případech skutečné umění vybrat vhodné aplikace a používat je tím správným způsobem. V dnešním článku najdete několik zásadních tipů, které vám usnadní efektivní komunikaci v týmu a pomohou vám domluvit se lépe, než tomu bylo před érou home office.
Jak a proč řešit efektivitu komunikace na internetu?
Na začátku jara 2020 ze všech stran zněly pochvalné hlasy, které pozitivně hodnotily nově zavedené distanční meetingy. Pandemie totiž ukázala, že u mnohých schůzek, kvůli kterým by jinak člověk jel přes půlku města, bohatě postačí krátký desetiminutový telefonát.
Oblast každodenní online komunikace však také odhalila některé komplikace. Mnoho pracovníků online komunikační prostředky nezvládá používat efektivně. Důvody se různí – buď používají aplikace pro druh předávání informací, pro který nejsou určeny, nebo neumí optimálně využít veškeré funkcionality a komunikace je chaotická. Tyto problémy pak mohou způsobit obrovskou ztrátu času, který by přitom šlo využít mnohem efektivněji.
Tip: Přečtěte si také, jak si efektivně rozvrhnout práci díky klíčovým zásadám time managamentu.
Druhy online komunikace
Správné využití či volba online komunikačních kanálů může pracovníkům ušetřit obrovské množství času a energie. Zásadním krokem pro efektivní týmovou online komunikaci je vědět, k čemu je jaký nástroj určen.
Na nejjednodušší úrovni se online komunikace dělí na dva druhy: synchronní a asynchronní.
Synchronní online komunikace
Tento typ online komunikace vyžaduje nebo očekává okamžitou reakci druhé strany. Patří sem různé chaty, telefonáty, videokonference a podobně. Synchronní komunikace se hodí využívat, pokud potřebujete probrat nějakou akutní záležitost či něco vysvětlit.
Asynchronní online komunikace
Tento typ online komunikace nevyžaduje okamžitou reakci. Jedná se jak o e-maily a podobné komunikační platformy, tak o organizační týmové aplikace, jako je například Lamael. Komunikace v těchto nástrojích je mnohem systematičtější, ovšem často úkor času.
Tip: Přečtěte si článek o tom, proč je osmihodinová pracovní doba nesmysl.
Jaké jsou nejlepší nástroje pro online komunikaci?
Jak tedy které nástroje používat a na co si dát pozor?
1. Slack
Slack je chatovací nástroj zejména pro synchronní online komunikaci. Na Slacku se vyplatí řešit rychlé a akutní problémy, od komplikací při řešení úkolu až po to, co bude mít kdo k obědu.
Nevýhody a rizika: Notifikace ze Slacku mohou vyrušovat od práce a je dobré si na ně nastavit nějaké omezení. K tomu je velice důležité umět Slack používat.
Dejte si zejména záležet na formátování: naučte se jednotlivé texty systematicky zvýrazňovat a strukturovat je tak, aby se příjemci dobře četly. Texty by také měly být stručné. Není optimální, aby čtenář strávil hodinu dešifrováním všech informací obsažených ve zprávě.
2. Lamael
Lamael je aplikace pro organizaci týmu, fungující na asynchronní bázi. Umožňuje týmu systematicky rozvrhnout jednotlivé úkoly. Úkoly je zároveň možné komentovat a označovat štítky, které usnadní jejich organizaci i plnění.
Nevýhody a rizika: U týmových organizačních aplikací je největší problém neznalost funkcionalit. Je proto dobré vytvořit v aplikaci tutoriály pro jednotlivé kroky, aby všichni členové týmu věděli, jak komunikační nástroj správně použít.
Tip: Přečtěte si také, jak maximalizovat efektivitu interní komunikace díky třem jednoduchým krokům.
3. Loom
Loom je aplikace, která umožňuje nahrávat obrazovku a komentovat nahraný obsah. Tento typ aplikace je ideální pro asynchronní vysvětlení určitého problému. Nejvíce se hodí k využití tam, kde je řešení problému náročnější a nelze jej popsat textově. Jeho hlavní výhodou je, že se k němu člověk může vracet opakovaně.
4. Sdílené soubory (Google Docs)
Sdílené soubory jsou dalším zásadním asynchronním prostředkem internetové komunikace. Místo abyste si v týmu telefonovali, sdíleli obrazovku či psali zdlouhavé komentáře k tomu, co je ve sdíleném souboru špatně, můžete ho přímo upravovat či komentovat. Tento nástroj v mnoha případech zásadně urychlí a zefektivní týmovou komunikaci ohledně konkrétních souborů.
5. Zoom a videohovory
Aplikací, které poskytují možnost videohovorů, je dnes opravdu hodně. Budou se vám hodit, zejména pokud vaše práce stojí na přímé komunikaci s pracovníky či klientem. V některých ohledech jsou ale cally nevýhodné a více se vyplatí komunikovat přes chaty.
Nevýhody a rizika: Synchronní komunikace je závislá na spontánní reakci, a proto může být chaotická. Pokud si na call nesepíšete všechny body, je možné, že některé z nich zapomenete. Komunikace zároveň není snadno dohledatelná. V případě, že později budete potřebovat probrané informace, musíte si zajistit vlastní záznam.
V rámci callů se zároveň snadno sklouzává ke small-talkům, a ačkoliv i ty jsou občas důležité, je třeba si na ně dát pozor. Jinak se vám stane, že po půl druhé hodině, kterou jste strávili diskutováním o kolegově novém vysavači, zjistíte, že jste zatím nevyřešili nic z toho, co bylo na programu.
Tip: Jste součástí týmu? Naučte se táhnout za jeden provaz! Přečtěte si článek, jak týmovou spolupráci ve firmě dovést k dokonalosti.
Kam dál?
Nasbírejte inspiraci v jednom z našich dalších článků. Co třeba:
